A rendszerben dinamikusan hozhat létre a felhasználó eszköz kategóriákat.
A rendszerben dinamikusan felhasználói felületen állíthatók össze az egyes eszköz típusokra nyilvántartandó adatok, a felhasználó maga dönti el, hogy mely eszközéhez mely adatok relevánsak.
Az eszközökhöz pontos fizikai tárolási hely és költséghely rendelhető.
Az eszközök személyhez rendelhetőek, a rendszer kezeli mind az eszköz kiadás, mind az eszköz visszavétel átadás-átvételi nyomtatványait.
A személyre kiadott eszközök kiadásához jóváhagyási rendszer tartozik. Ez azt jelenti, hogy a dolgozó pozíciója alapján meghatározható, hogy részére milyen személyi használatra kiadott eszközök (akár típusra lebontva) adhatóak ki, a rendszeren lekövethető az eszközkiadás engedélyezése a pozícióhoz engedélyezett eszközökből, vagy akár rendkívüli egyedi engedélyeztetéssel, ha a munkatárs olyan eszközt kap, ami számára nem, vagy nem abban a költségkeretben, esetleg típus beállítás szerint engedélyezett.
Az eszközökkel kapcsolatos javítási események is követhetőek. Amennyiben egy eszköz például meghibásodik, a rendszeren keresztül jelentheti be az eszköz használója az eseményt (ticketing), az Eszközgazdálkodás a rendszeren keresztül ad üzeneteket a munkatárs részére (pl. mikor adja le az eszközt, kap-e csereeszközt, mikorra várható a javítás, stb.).
Természetesen a szoftver alkalmas ütemezett eszközcserék bonyolítására is, amikor a régi eszközt a felhasználó leadja, miközben felveszi új eszközét. Ütemezett csere a szervezeten belül nagyobb számban használt azonos típusú eszközök folyamatos lecserélésének adminisztrációját is támogatja.
A szoftver támogatja a belépő új és a kilépő régi kollégák eszköz elszámoltatását. Az új kollégához (akár munkakör alapján) hozzárendelhetőek a személyre kiadandó eszközök, biztosított az engedélyeztetés rendszeren keresztül történő elvégzése, majd az eszközök átadás-átvétel dokumentációval történő kiadása. A kilépő kollégák esetében pedig a kilépés folyamatában értesíthető a nála lévő eszközök visszaadásáról, a rendszeren keresztül dokumentálható az eszközök visszavétele, elkészíthető a kilépő papírokhoz lefűzhető eszközelszámolás, az esetleges hiányok, sérülések és egyéb események írásban történő dolgozói elismertetésével együtt.
A szoftver nem számviteli tárgyieszköz nyilvántartás, ezért értékcsökkenés elszámolására nem alkalmas. Ugyanakkor Cardeon Eszköznyilvántartóban nyilvántarthatóak a tárgyi eszközök könyvelési azonosító adatai (tárgyi eszköz nyilvántartási számok), az azonosító adatok alapján interfészelhetőek a könyvelésben nyilvántartott tárgyi eszköz érték információk (pl. bruttó, nettó könyvszerinti érték, elszámolt értékcsökkenés, könyvszerinti maradványérték, stb.). Ez a megoldás biztosítja a könyvelési és az operációs eszköznyilvántartás integráltságát. Ugyanarra az információra nem kell párhuzamos nyilvántartást vezetni, a metodikából, vagy egyéb okokra visszavezethető esetleges eltérések illetve azok tisztázása nem okoz fölösleges többletmunkát, nem csökken a rendszerek megbízhatóságába vetett bizalom.
A Cardeon Eszköznyilvántartó szoftver hatékonyan támogatja egyeztető leltárak elvégzését. A rendszerben pontosan elérhető az eszközök leírása, valamennyi lényeges tulajdonságával, az eszköz fizikai helye, leltári azonosítói (ideértve a vonalkódot is), költséghelye illetve használója, amennyiben személyi használatra kiadott eszközről beszélünk. A fenti adatokkal dolgozik Cardeon Leltár megoldása, így az ütemezett fizikai leltárfelvétel nagyon hatékonyan készíthető el a két szoftver együttes használata esetén. A Cardeon leltáralkalmazásban a felvett fizikai leltárállomány a leltár kiértékelését követően, a Cardeon Eszköznyilvántartó alkalmazásba visszaolvasható, a rendszer rögzíti és naplózza a leltár során feltárt és elfogadásra került eltéréseket (többlet, hiány, nyilvántartott adatok változása). A Cardeon Eszköznyilvántartó alkalmazás integráltan
A rendszer teljesen WEB alapú, ugyanakkor bármilyen lokális, vagy távoli nyomtatóhoz képes kapcsolódni, így a rendszer által elkészített riportok ugyanúgy elérhetőek, mintha helyben telepített alkalmazást használna a felhasználó.
A rendszerhez a folyamatokhoz illesztve beállított automatikus e-mail üzeneteket lehet definiálni. Vagyis a munkatársak nem csak a rendszerbe bejelentkezve értesülnek bizonyos eseményekről (pl. elkészült a javítás alatt lévő notebookja), hanem e-mail üzenetet is kapnak (a megjavított notebookot átveheti).
Sok-sok vállalkozás végez eszközigényes tevékenységet. Ezen vállalkozások vagyon túlnyomó részben a tárgyi eszközökben testesül meg. Ugyanakkor jellemzően nem eszközigényes iparágakban tevékenykedő cégek tárgyi eszközei is jelentős értéket képviselnek, nagyon ritka az a tevékenység, amit befektetett eszközök nélkül is sikeresen lehet űzni. A legtöbb vállalat rendelkezik könyvelésétől független készletgazdálkodási rendszerrel, ebben tartja nyilván áruját, a vevők aktuális folyószámla egyenlegét pontosan vezeti pénzügyi rendszereiben, ugyanakkor a harmadik legfontosabb eszközállomány a tárgyi eszközök napi szintű pontos nyilvántartása gyakran nem megoldott. Ez annak ellenére is így van, hogy a megsérült, vagy eltűnt tárgyi eszköz pont ugyanolyan vagyoni veszteséget jelent a vállalkozás számára, mintha készlethiánya lenne, vagy a vevő nem fizetné ki a számláját a pontatlan nyilvántartások miatt. A Cardeon Eszköznyilvántartó rendszere legideálisabb megoldás az eszközök egyszerű és pontos nyilvántartására. A Cardeon Eszköznyilvántartó bevezetésével -a készletgazdálkodási és a pénzügyi rendszerével együtt- teljessé teheti vállalkozása vagyonának pontos, naprakész követését.
A Cardeon Eszköznyilvántartó szoftver vállalatunk egyik legújabb fejlesztése, termékünk 2014-ben készült el a legkorszerűbb WEB fejlesztési technológiák alkalmazásával. A rendszer teljesen WEB alapú, ezért a rendszer használatba vétele a felhasználói számítógépeken semmilyen telepítést nem igényel, a szoftver használatához kizárólag internet elérésre van szükség.
A Cardeon Eszköznyilvántartó rendszert rendszert úgy fejlesztettük ki, hogy Ön a legkevesebb napi munkával tudja nyilvántartásba venni, majd az életciklusa alatt követni az eszközök mozgását, karbantartását, javítását.
